こんにちは！増田です。
いきなりですが、人事の皆様に質問です。
リアルな場での対面面接に比べて、オンライン面接で苦労された経験はありませんか。
「なんとなく会話が噛み合わないし、ぎこちない」
「対面と同じ質問なのに、候補者の判断がしにくい」
全世界で急速に広がったコロナの影響で強制的なリモートワークとなり、面接も例外なくオンラインで行う必要性がでてきました。
しかし、対面面接と同じ方法でオンライン面接をしてしまうと、なかなか上手くいかず、上記のような悩みを抱える方も少なくないです。
私は以前、海外の人材会社でキャリアアドバイザーをしており、その際は面談調整から入社フォローまで全てのプロセスをオンラインで進めなければいけないため、最初は慣れるのに大変でした。
しかし、オンラインはオンラインのやり方があると気づいてからは、対面でもオンラインでも変わらず成果が出せるようになりました。
今回はそんなオンライン面接を成功させるためのノウハウを皆様に共有いたします。
これを読めば、オンライン面接での心配はもう無用です。
すぐ実践に活かせる内容ですので、人事担当者の方はもちろん、オンラインでのコミュニケーションに不安がある方も最後までお読みください！
対面面接と比べたオンライン面接の難しさ
違い①情報量
対面面接とオンラインの面接の違いは、なんと言っても情報量です。
対面で人と会うと表情や声のトーンだけではなく、服装や身につけている物、ジェスチャーなどの仕草からも、相手を理解する多くの情報が得られます。
一方オンラインでは、画面上で見ることができるのは限られたアングルだけですし、映像も音声も機械を通しているので微妙な表情の変化などを感じるのが難しいです。
違い②コンマ数秒のズレ
対面面接ではリアルタイムで反応を見ながら会話することが可能です。
思わず熱が入ってしまう話題、答えにくい話題など相手の反応を見ながら話を進めていくことが可能です。
ところがオンラインではどうしてもズレが生じるので、反応が遅れて見えてしまいます。
リアルタイムで反応が見れないと、会話のテンポも遅くなり、話が盛り上がりにくいです。
電話をイメージしてみましょう。
話し出すタイミングが重なって、変な空気になってしまった経験がありますよね。
違い③慣れ
皆様の会社では、コロナ前にオンライン面接をどのくらい実施していたでしょうか。
おそらく多くの会社では対面面接が中心で、特に最終面接は必ずと言っていいほど対面で行われていたと思います。
「一回直接会わないと分からない」
そう不安に思うのは、企業様だけではなく候補者様も実は同じです。
なぜ直接会わないと不安になるのか？
心理学的な側面もあり、理由は複数ありますが、一番はオンライン面接で最終決定をするというプロセスに対し、まだ慣れていないからだと考えています。
慣れるためには、経験を・・・
とは言ったものの、失敗してしまってからでは、取り返しがつかなくなってしまいます。
そこで、ここからはオンライン面接で進めることを前提として、成功させるための準備テクニックをお伝えします。
これで効率化UP！3つの最低限の準備
①資料は事前に共有しておくべし！
移動する時間が節約できる一方で、対面面接に比べてオンラインの面接は時間がかかる傾向にあります。
事前に目を通しておいてほしい会社の紹介資料なども、ファイルが大きいと送受信に時間もかかります。
候補者様側に事前に会社の知識があれば、
- 面接全体の時間を削減できる
- 質問にフォーカスをあてた濃い面接にできる
というメリットがあります。
余談ですが私は前職では、事前にヒアリングシートという面接前に知っておきたい質問が記載されているリストを共有し、面接前日までに回答を送付いただくことで面接の効率化をはかっていました。
②環境を整えるべし！
オンライン面接で何より大切なのは通信環境です。
どちらか一方でも通信環境が悪いと会話すらできなくなることもあります。
Wi-Fiではなく、LANケーブルを使うなど、出来るだけ通信環境が安定している場所で行いましょう。また、周りがうるさくても会話をすることが困難なため、静かな場所を確保しましょう。
その他にも、ワイヤレスイヤフォンよりも有線のイヤフォンの方が音質がよかったり、そもそもマイクとヘッドフォンが別々になっているヘッドセットの方がさらに良かったりします。
音声がクリアですと当然面接もスムーズに進むので、この機会に身の回りの機材もオンライン面接用にブラッシュアップしてみてはいかがでしょうか。
③面接の流れを決めておき、面接相手とも共有すべし！
こちらは一番お伝えしたいテクニックです。
すでにご経験がある方はわかると思うのですが、初対面の方といきなりオンラインで面接をし、話を思い通りに進めていくのは難しいです。
さらに先述した通り、反応速度の違いや情報が少なく、相手が何を考えているか分かりにくいため、リラックスして話せなくなります。
オンライン面接に慣れていないので、面接の流れの全体像が見えにくい部分もあるかもしれません。
そこでお互いが共通の面接の流れを共有することで、この問題を解決しましょう。
例えば、下記のように決めて面接で共有するだけで、面接全体の全体像がはっきりし、候補者側、企業側ともに、安心して臨めます。
- お互いの自己紹介
- 会社の説明
- （候補者様から）会社への質問
- （企業様から）候補者様への質問
- 今後の流れについての共有
オンライン面接でのポイント第5選
さらにここからは、今から5分後に始まるオンライン面接でも実行できるポイントを紹介します。
①背景は綺麗に
背景に生活感があるのも味があっていいですが、相手に変に気を遣わせることもあります。
バーチャル背景を使用するか、極力シンプルな背景で行うのが無難でしょう。
②間（ま）を普段より長めにする
リアルタイムで反応が見れないため、間を短くとる方は話が重なってしまうことも多いです。
よく話が重なってしまう方は、時計を見て数秒の間をとるなど、対面の面接時より間を長く開ける工夫をしましょう。
③リアクションやあいづちは普段より大きめに
オンラインではなかなか表情や仕草の違いが伝わってきません。
面接に限らずオンラインだと、打ち合わせも素っ気なく感じたり、冷たく感じたりした経験はありませんか？
候補者様も同じように感じているため、企業様も対面面接よりも大袈裟にリアクションや相槌をして、場を盛り上げましょう。
④音声の乱れは遠慮せずに伝える、伝えてもらう
オンライン面接では通信環境が急に悪くなり、一部分だけ聞こえなくなることも多いです。
特に熱がこもった話など、聞いている時に途中で一部分だけ音声が聞こえなくなっても、聞き返しにくいと思うこともあると思います。
オンライン面接では情報が少なくミスコミュニケーションも起こりやすいので、遠慮せずに分からないところは必ず聞き返していただきましょう。
面接の冒頭部分で「分からないことは遠慮せずに聞き返してください」と伝えておくと良いでしょう。
⑤アイスブレイクは無理しなくていい
まず前提として、オンラインで初対面の方とのアイスブレイクは難しいことを理解しましょう。
特に、共通点がない相手ですと、当たり障りのないことしか話せず、あまりアイスブレイクの意味がありません。
情報を事前に集めて共通点を探しておくか、それか無理をせずにアイスブレイクをしないで面接に入りましょう。
もし採用したい方であった場合は、面接終了後に雑談をするのも効果的です。
すでに面接は終わって向こうの緊張も解けていますし、こちらも情報を多く持っている状態での雑談の方が最初のアイスブレイクより確実に盛り上がります。
終わりに
いかがでしたでしょうか。
今回はオンライン面接で効果を最大化させるコツについてご紹介しました。
ニューノーマルとして、オンラインでの面接やコミュニケーションが主流になり続けるであろうこの状況を、ぜひチャンスに変えていきましょう。
少しでも皆様のお役に立てれば幸いです。それでは！
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